Perguntas Frequentes - Nota Fiscal Eletrônica

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1. Vantagens do uso da NF-e para emitentes.

2. Vantagens do uso da NF-e para a sociedade.

3. Vantagens do uso da NF-e para o fisco.

4. Vantagens do uso da NF-e para empresas destinatárias.

5. Vantagens do uso da NF-e para contabilistas.

6. Documentos que a NF-e substitui.

7. Operações suportadas pela NF-e.

8. Procedimento para passar a emitir a NF-e.

9. Obrigatoriedade para emissão da NF-e.

10. Ambiente de Homologação x Produção.

11. Prazo de cancelamento da NF-e.

12. Validade dos certificados digitais.

13. Orientações e recomendações para preenchimento.

14. Instruções para distribuição do XML.

Quais são as vantagens do uso da NF-e?

Para emitentes

Redução de custos de impressão do documento fiscal;
Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF;
Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B).

Para a sociedade

Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Para o fisco

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
Melhoria no processo de controle fiscal;
Redução de custos no processo de controle das notas fiscais;
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Para empresas destinatárias

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e;
Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B)

Para Contabilistas

Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

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Quais tipos de documentos a NF-e substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.

Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

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Quais são as Operações Suportadas pela NFe?

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de NF-e? As médias e pequenas empresas também devem emitir NF-e?(Atualizado em 31/12/08)

O Protocolo ICMS 30/07 de 06/07/2007, alterou disposições do Protocolo ICMS 10/07 e estabeleceu a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) a partir de 1º de abril de 2008, para os contribuintes:

fabricantes de cigarros;
distribuidores de cigarros;
produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
transportadores e revendedores retalhistas – TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente.

O Protocolo ICMS 88/07 de 14/12/2007, alterou disposições do Protocolo ICMS 10/07 e estabeleceu a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) a partir de 1º setembro de 2008, para os contribuintes:
fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;
fabricantes de cimento;
fabricantes, distribuidores e comerciante atacadista de medicamentos alopáticos para uso humano;
frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola;
fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes;
fabricantes de refrigerantes;
agentes que assumem o papel de fornecedores de energia elétrica, no âmbito da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica – CCEE;
fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço;
fabricantes de ferro-gusa.

O Protocolo ICMS 68/08 de 14/07/2008, alterou disposições do Protocolo ICMS 10/07, mudando a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os seguimentos descritos nos itens VI a XIV, do parágrafo anterior, para 01/12/2008 e estabeleceu a obrigatoriedade a partir de 01/04/2009 para os seguintes contribuintes:
importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;
fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores;
fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar;
fabricantes e importadores de autopeças;
produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo;
produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petróleo;
produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de álcool para outros fins;
produtores, importadores e distribuidores de GLP – gás liquefeito de petróleo ou de GLGN - gás liquefeito de gás natural, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
produtores, importadores e distribuidores de GNV – gás natural veicular, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro gusa;
fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio;
fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e refrigerantes;
fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas;
fabricantes e importadores de resinas termoplásticas;
distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes;
distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes;
fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricação de refrigerantes;
atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada;
atacadistas de fumo;
fabricantes de cigarrilhas e charutos;
fabricantes e importadores de filtros para cigarros;
fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos;
processadores industriais do fumo.

O Protocolo ICMS 87/08 de 26/09/2008, alterou disposições do Protocolo ICMS 10/07, estabelecendo a obrigatoriedade a partir de 01/09/2009 para os seguintes contribuintes:
fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal;
fabricantes de produtos de limpeza e de polimento;
fabricantes de sabões e detergentes sintéticos;
fabricantes de alimentos para animais;
fabricantes de papel;
fabricantes de produtos de papel, cartolina, papel-cartão e papelão ondulado para uso comercial e de escritório;
fabricantes e importadores de componentes eletrônicos;
fabricantes e importadores de equipamentos de informática e de periféricos para equipamentos de informática;
fabricantes e importadores de equipamentos transmissores de comunicação, pecas e acessórios;
fabricantes e importadores de aparelhos de recepção, reprodução, gravação e amplificação de áudio e vídeo;
estabelecimentos que realizem reprodução de vídeo em qualquer suporte;
estabelecimentos que realizem reprodução de som em qualquer suporte;
fabricantes e importadores de mídias virgens, magnéticas e ópticas;
fabricantes e importadores de aparelhos telefônicos e de outros equipamentos de comunicação, peças e acessórios;
fabricantes de aparelhos eletromédicos e eletroterapeuticos e equipamentos de irradiação;
fabricantes e importadores de pilhas, baterias e acumuladores elétricos, exceto para veículos automotores;
fabricantes e importadores de material elétrico para instalações em circuito de consumo;
fabricantes e importadores de fios, cabos e condutores elétricos isolados;
fabricantes e importadores de material elétrico e eletrônico para veículos automotores, exceto baterias;
fabricantes e importadores de fogões, refrigeradores e maquinas de lavar e secar para uso domestico, peças e acessórios;
estabelecimentos que realizem moagem de trigo e fabricação de derivados de trigo;
atacadistas de café em grão;
atacadistas de café torrado, moído e solúvel;
produtores de café torrado e moído, aromatizado;
fabricantes de óleos vegetais refinados, exceto óleo de milho;
fabricantes de defensivos agrícolas;
fabricantes de adubos e fertilizantes;
fabricantes de medicamentos homeopáticos para uso humano;
fabricantes de medicamentos fitoterápicos para uso humano;
fabricantes de medicamentos para uso veterinário;
fabricantes de produtos farmoquímicos;
atacadistas e importadores de malte para fabricação de bebidas alcoólicas;
fabricantes e atacadistas de laticínios;
fabricantes de artefatos de material plástico para usos industriais;
fabricantes de tubos de aço sem costura;
fabricantes de tubos de aço com costura;
fabricantes e atacadistas de tubos e conexões em PVC e cobre;
fabricantes de artefatos estampados de metal;
fabricantes de produtos de trefilados de metal, exceto padronizados;
fabricantes de cronômetros e relógios;
fabricantes de equipamentos e instrumentos ópticos, peças e acessórios;
fabricantes de equipamentos de transmissão ou de rolamentos, para fins industriais;
fabricantes de máquinas, equipamentos e aparelhos para transporte e elevação de cargas, peças e acessórios;
fabricantes de aparelhos e equipamentos de ar condicionado para uso não-industrial;
serrarias com desdobramento de madeira;
fabricantes de artefatos de joalheria e ourivesaria;
fabricantes de tratores, peças e acessórios, exceto agrícolas;
fabricantes e atacadistas de pães, biscoitos e bolacha;
fabricantes e atacadistas de vidros planos e de segurança;
atacadistas de mercadoria em geral, com predominância de produtos alimentícios;
concessionários de veículos novos;
fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cerâmicos;
tecelagem de fios de fibras têxteis;
preparação e fiação de fibras têxteis;

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Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e?

As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:

Se não estiver credenciada sumariamente em decorrência da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federação não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e;
Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);
Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o “Emissor de NF-e”, para os casos de empresa de pequeno porte. O Business da Paiva Piovesan está pronto para emitir Notas Fiscais Eletrônicas.

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A obrigatoriedade em emitir a NF-e alcança as empresas enquadradas no Simples Nacional? (incluído em 01/01/09)

Sim. O fato de uma empresa estar enquadrada no Simples Nacional não a exclui da obrigatoriedade de emitir a NF-e, se ela praticar uma das atividades que tornem compulsória a adoção deste tipo de documento fiscal. Da mesma forma, as empresas enquadradas no Simples Nacional que não estiverem obrigadas poderão, voluntariamente, aderir à emissão de NF-e.

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Ambiente de Homologação (testes) x Produção (definitivo)

As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto à SEFAZ e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.

Os documentos enviados para o ambiente de homologação (testes) NÃO têm validade jurídica e NÃO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1ª.

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Prazo de cancelamento de uma NFe

O prazo para cancelamento de uma NFe passou a ser de 24hs após sua autorização. ATO COTEPE ICMS 13, DE 17 DE JUNHO 2010. Ou seja, após uma NFe ser autorizada, o emissor tem até 24hs de prazo para eventual cancelamento da NFe.

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Prazo de validade de Certificados Digitais

Os certificados digitais do tipo A1 tem prazo de validade anual. Não perca o prazo controlando a validade pelo Business!

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Orientações para preenchimento de NF-e emitido por contribuinte do Simples Nacional.

A NF-e emitida por Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) optante pelo Simples Nacional deve observar as disposições da Resolução CGSN nº 10, de 28 de junho de 2007, e alterações posteriores.

Enquanto não forem implementados códigos específicos para identificar as operações realizadas por contribuinte optante pelo Simples Nacional, sem prejuízo dos demais campos obrigatórios, a emissão da NF-e por estabelecimento de ME/EPP optante pelo referido regime deverá observar, para o preenchimento dos campos do documento fiscal, as recomendações desta Nota Técnica.

Recomendações para o preenchimento da NF-e por ME/EPP optante pelo Simples Nacional

Grupo de tributos de PIS

Informar o valor “99” (“outras operações”) no campo CST. No Business significa: Cadastro de Impostos, configurar o imposto PIS, e no campo Incidência para NFe preencher com 99.

Grupo de tributos de COFINS

Informar o valor “99” (“outras operações”) no campo CST. No Business significa: Cadastro de Impostos, configurar o imposto COFINS, e no campo Incidência para NFe preencher com 99.

Grupo de tributos de ICMS (Normal ou ST)

Operações normais

Emissão de NF-e em operação tributada normalmente pelo Simples Nacional e com permissão de crédito de ICMS (art. 2º-A da Resolução CGSN nº 10/2007):

Informar o valor “41” (“não tributada”) no campo CST. No Business significa: Cadastro de Impostos, configurar o imposto ICMS, e no campo Incidência para NFe preencher com 41.

Indicar, no campo de Informações Complementares, as expressões:

"DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";

“NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI.”.

No Business equivale a preencher o campo Observações com a informação acima. Obs.: Na NF-e relativa à operação não enquadrada em qualquer das hipóteses previstas no art. 2º-B da Resolução CGSN nº 10/2007, além das expressões anteriores deverá ser indicada também a expressão: “PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$...; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE ...%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 123/2006" (devem ser indicados, nos respectivos espaços, o valor do ICMS e a alíquota utilizada no cálculo).

Emissão de NF-e em operação tributada normalmente pelo Simples Nacional e sem permissão de crédito de ICMS (art. 2º-B da Resolução CGSN nº 10/2007):

Informar o valor “41” (“não tributada”) no campo CST. No Business significa: Cadastro de Impostos, configurar o imposto ICMS, e no campo Incidência para NFe preencher com 41.

Indicar, no campo de Informações Complementares, as expressões:

“DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";

“NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI.”;

No Business equivale a preencher o campo Observações com a informação acima.

Operações com substituição tributária

NF-e emitida por contribuinte na condição de substituto tributário (art. 2º, § 4º, da Resolução CGSN nº 10/2007):

Informar o valor “30” (“isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária”) no campo CST. No Business significa: Cadastro de Impostos, configurar os impostos ICMS SUBSTITUIÇÃO e ICMS. Na linha do imposto ICMS, campo Incidência para NFe, preencher com “30”.

Indicar, no campo de Informações Complementares, as expressões:

"DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";

“NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI.”.

No Business equivale a preencher o campo Observações com a informação acima. Obs.: Na NF-e relativa à operação não enquadrada em qualquer das hipóteses previstas no art. 2º-B da Resolução CGSN nº 10/2007, além das expressões anteriores, deverá ser indicada também a expressão: “PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$...; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE ...%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 123/2006" (devem ser indicados, nos respectivos espaços, o valor do ICMS e a alíquota utilizada no cálculo).

NF-e emitida por contribuinte substituído ou nas operações em que o imposto já tenha sido retido anteriormente

Informar o valor “60” (“ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária”) no campo CST. No Business significa: Cadastro de Impostos, configurar o imposto ICMS SUBSTITUIÇÃO e também o ICMS. Na linha do ICMS, no campo Incidência para NFe, preencher com 60.

Indicar, no campo de Informações Complementares, as expressões:

"DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";

“NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI.”;

Emissão de NF-e na devolução de mercadorias para contribuinte não optante pelo Simples Nacional (art. 2º, § 5º, da Resolução CGSN nº 10/2007):

Informar o valor “41” (“não tributada”) no campo CST. No Business significa: Cadastro de Impostos, configurar o imposto ICMS, e no campo Incidência para NFe preencher com 41.

Indicar, no campo de Informações Complementares, a base de cálculo, o imposto destacado e o número da Nota Fiscal referente à aquisição da mercadoria devolvida, além das mensagens:

"DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";

“NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI.”;

No Business equivale a preencher o campo Observações com a informação acima.

Emissão de NF-e por estabelecimento impedido de recolher o ICMS por ultrapassagem do sublimite estadual de receita (art. 2º, § 2º-A, da Resolução CGSN nº 10/2007):

Os campos de CST deverão ser preenchidos como se o emitente não fosse optante pelo Simples Nacional, isto é, com os códigos aplicáveis à operação (00, 10, 20, 30, 40, 41, 50, 51, 60, 70 ou 90, conforme o caso) e o preenchimento dos demais campos pertinentes;

Indicar, no campo de Informações Complementares, as expressões:

“DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";

"ESTABELECIMENTO IMPEDIDO DE RECOLHER O ICMS/ISS PELO SIMPLES NACIONAL, NOS TERMOS DO § 1º DO ART. 20 DA LC 123/2006";

"NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI".

No Business equivale a preencher o campo Observações com a informação acima.

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Instruções para distribuição do XML para o Destinatário

O projeto da NF-e prevê que o armazenamento e distribuição das NF-e deve ser realizada em uma estrutura XML que contenha a NF-e autorizada e o seu respectivo protocolo de autorização de uso. Esta definição consta do item 10 do Manual de Integração do Contribuinte.

A estrutura do procNFe é bastante simples:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
    <nfeProc xmlns="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe" versao="1.10">
    <NFe xmlns="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe">
         (…) detalhe da NF-e
    </NFe>
    <protNFe versao="1.10">
         <infProt Id="NFe143090022222702">
         <tpAmb>1</tpAmb>
         <verAplic>RS20090728151044</verAplic>
         <chNFe>430900000000000191550000000001112456712141</chNFe>
         <dhRecbto>2009-09-03T09:32:31</dhRecbto>
         <nProt>143090022222702</nProt>
         <digVal>Kf5DSwarO9iCXWn5BNXN25duesU=</digVal>
         <cStat>100</cStat>
         <xMotivo>Autorizado o uso da NF-e</xMotivo>
         </infProt>
     </protNFe>
     </nfeProc>

Em verde o XML da NF-e, em vermelho o protocolo de autorização de uso, em preto estrutura do procNFe.

O Business gera ambos os arquivos, unificando-os em um único XML, e guarda-o na pasta NFeAutorizada.

É possível obter o arquivo nesta pasta (NFeAutorizada) e enviar aos destinatários por qualquer ferramenta de email, ou ainda melhor, utilizar o Business para enviar os arquivos automaticamente para seus destinatários, por email, com apenas um clique.

É necessário, também, realizar backup dos arquivos da NFe por 5 anos. Para isto, faça backup da pasta NFeAutorizada e ainda utilize o nosso Finance Viewer para lhe ajudar a gerenciar estes arquivos.

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