Certificado Digital

Primeiro é necessário instalar um Certificado Digital que será utilizado tanto na fase de geração do arquivo (para assiná-lo digitalmente) quando na fase de transmissão do arquivo da NF-e para o governo (para assegurar que o arquivo é válido).

Verifique junto com seu contador os procedimentos necessários para adquirir e instalar o Certificado Digital para sua empresa.

Para que possamos realizar um teste de emissão de NF-e, sugerimos instalar um cerificado de exemplo fornecido pela Receita Estadual que se encontra na pasta CERTIFICADOS do pacote de instalação da NF-e Paiva Piovesan (vide Instalação do Sistema Business e do PACOTE NF-e PAIVA PIOVESAN). Para instalar este certificado de testes, basta clicar duas vezes sobre o arquivo Associacao.pfx e seguir as orientações do importador de assinaturas eletrônicas. Quando solicitado, a senha a ser informada é associação (IMPORTANTE: nas telas de instalação, escolher avançar até o final.).

Credenciamento e testes

Para realização de testes (também conhecido como ambiente de homologação) não é necessário efetuar o credenciamento junto à receita estadual. No entanto, quando for iniciar a geração das NF-e em ambiente de produção, entre em contato com seu contador para que o mesmo realize seu credenciamento. Cada estado determina como deve ser feito o credenciamento, sendo que alguns, inclusive, obrigam os contribuintes a passarem por processos de testes antes de efetivamente gerar as NF-e eletrônicas.

Preparação do sistema Business

Instalação do Sistema Business e do PACOTE NF-e PAIVA PIOVESAN

Primeiramente o sistema Business deve ser instalado. Para instalar o Business siga as instruções contidas no CD de instalação do produto.

Após instalar o sistema Business é necessário instalar o PACOTE NF-e PAIVA PIOVESAN. Para instalar, clique duas vezes sobre o arquivo INSTALARNFEPAIVA.EXE e siga as instruções abaixo:

1. Execute o arquivo INSTALARNFEPAIVA.exe clicando duas vezes sobre o mesmo.
   1. Se você utiliza o WINDOWS VISTA, você deve executar COMO ADMINISTRADOR (clique com botão direito do mouse em cima do arquivo e selecione EXECUTAR COMO ADMINISTRADOR ou RUN AS ADMINISTRATOR)
2. Clique em UNZIP na janela abaixo:
   1. IMPORTANTE: Mantenha o diretório "C:\Business"
      
      
3. Ao final, a mensagem abaixo será exibida. Então, clique em OK.
   
   
4. Entre na pasta C:\Business e execute o arquivo REGISTRAR_NFE.bat
   1. Se você utiliza o WINDOWS VISTA, você deve executar COMO ADMINISTRADOR (clique com botão direito do mouse em cima do arquivo e selecione EXECUTAR COMO ADMINISTRADOR ou RUN AS ADMINISTRATOR).
   2. Uma janela como esta abaixo será apresentada. Aguarde alguns segundos até que ela se feche:
      
      

Após instalar o sistema Business e o Pacote NF-e Paiva Piovesan, o ícone a seguir deverá aparecer em sua área de trabalho (desktop):

Entrando com os dados no sistema Business

Os dados de sua empresa, de seus clientes, produtos e Notas fiscais de venda devem estar devidamente preechidos no sistema Business. Siga os seguintes passos:

1. Execute o sistema Business clicando duas vezes sobre o ícone indicado acima.
2. Crie um novo arquivo do business clicando no menu ARQUIVO, sub-menu NOVO. Siga as instruções do manual de utilização do sistema em caso de dúvidas sobre este procedimento.
3. Cadastre sua empresa no sistema Business. Para realizar esta operação, clique no menu CADASTROS, sub-menu EMPRESAS & COLABORADORES. Os campos EMPRESA e da aba ENDEREÇOS devem ser informados, com excessão aos campos e-mail e site (opcionais para a NF-e).
4. Cadastre pelo menos um cliente através do menu CADASTROS, sub-menu CLIENTES. Os campos EMPRESA, TELEFONE, e aba ENDEREÇO devem ser informados, exceto ÁREA, GRUPO, TIPO e OUTROS, que são opcionais para a NF-e.
5. Cadastre pelo menos um FABRICANTE para seus produtos através do menu CADASTROS, sub-menu FABRICANTES.
6. Cadastre a sua CASCATA DE IMPOSTOS incidentes sobre as vendas através do menu PRODUTOS & SERVIÇOS, sub-menu INCIDÊNCIA DE IMPOSTOS, TAXAS E COMISSÕES. Cada empresa possui uma (ou várias) cascatas de impostos (ou Classes de Impostos), portanto, é necessário que entre em contato com seu contador para que ele lhe informe quais impostos são incidentes sobre suas notas fiscais de venda. Para nosso exemplo, entre com a cascata de impostos abaixo:
   
   
7. Cadastre pelo menos um PRODUTO que será utilizado em nosso teste de emissão de NF-e através do menu PRODUTOS & SERVIÇOS, sub menu CADASTRO DE P&S. Pelo menos o CÓDIGO, a DESCRIÇÃO, a UNIDADE DE MEDIDA e a CLASSE DE IMPOSTOS do produto devem ser informados.
8. Entre com uma NF de venda clicando no menu NEGÓCIOS, sub-menu RECEITAS E DOCUMENTOS EMITIDOS. Em caso de dúvidas em como lançar notas fiscais, siga as instruções do manual do sistema Business disponível também na Internet (www.paiva.com.br). Os seguintes dados devem ser informados:
   1. Aba “DADOS DOCUMENTO & CLIENTES”: além dos dados comuns, informar tipo de documento = “NFe Testes”
   2. Aba “PRODUTOS & SERVIÇOS”: além dos dados comuns, preencher o campo Sit.Trib. com o código da situação tributária do ICMS(ex: 041 para isento).
   3. Aba “CONDIÇÕES DE PAGAMENTO”

Transmitindo uma NFe

Após entrar com uma nota fiscal no Business, volte para a tela-resumo de notas fiscais, selecione a nota fiscal que deseja transmitir, clique no botão EXPORTAR, em seguida menu NF-e, sub-menu Transmitir NF-e. O sistema vai solicitar que selecione o certificado digital a ser utilizado na assinatura e na transmissão da NFe. Após concluída a transmissão, o sistema vai indicar que a nota foi transmitida com sucesso. Veja o vídeo abaixo para maiores detalhes.

Consultando a situação de NFe na SEFAZ

Na tela-resumo de notas fiscais, selecione a nota fiscal que deseja consultar, clique no botão EXPORTAR, em seguida menu NF-e, sub-menu Consultar NF-e. O sistema vai solicitar que selecione o certificado digital a ser utilizado na assinatura e na consulta da NFe. Após concluída a consulta, o sistema vai exibir a tela que indica a situação da NFe junto à SEFAZ. Veja o vídeo abaixo para maiores detalhes.

Cancelando uma NFe

Entre na nota fiscal editando-a. Logo na primeira aba há o campo Situação do Documento. Selecione a opção “Cancelada” e salve a nota e volte para a tela resumo de notas fiscais.

Na tela-resumo de notas fiscais, selecione a nota fiscal que deseja cancelar, clique no botão EXPORTAR, em seguida menu NF-e, sub-menu Cancelar NF-e. O sistema vai solicitar que selecione o certificado digital a ser utilizado na assinatura e na transmissão do cancelamento da NFe. Após concluída a transmissão, o sistema vai indicar que a nota foi cancelada. Veja o vídeo abaixo para maiores detalhes.

É importante ressaltar que o prazo para cancelamento de notas fiscais é de 24hs após sua autorização.

Imprimindo a DANFE de uma NFe

A DANFE pode ser impressa individualmente ou em múltiplas DANFEs. Para imprimir individualmente, edite a NFe e em seguida clique no botão imprimir. Para imprimir múltiplas danfes siga os seguintes passos: 1) entrar na tela resumo; 2) clicar no botão IMPRESSÃO, selecionar o menu MULTIPOS DOCUMENTOS. Na tela de impressão de múltiplos documentos informe o período ou a sequência de numeração de NFe’s que deseja imprimir e clique em Imprimir. Veja o vídeo abaixo para maiores detalhes.

Enviando a DANFE e o BOLETO por email para os destinatários

Para enviar a NFe e/ou Boletos por email primeiro se faz necessário configurar o email dos destinatários, bem como configurar a conta de email a qual será utilizada para enviar os emails.

Para configurar o email dos destinatários basta entrar no cadastro de clientes, editar um cliente, e na aba CRÉDITO/OBS, informar o email no novo campo “Email de recebimento de NF-e”. Há também outra opção mais ágil: entre no menu Cadastros, sub-menu “Configurar email para recebimento de NFe e Boletos”.

Para configurar o email de origem a ser utilizado para envio dos emails siga os passos indicados no vídeo abaixo.

Para enviar DANFE por email siga os passos indicados no vídeo abaixo.

Para enviar BOLETO por email siga os passos indicados no vídeo abaixo.

Facilitação no gerenciamento dos arquivos da NFe e do Backup

O governo determinou que as empresas emissoras de NFe devem guardar os arquivos da NFe por 5 anos e a NFe Paiva Piovesan fornece um recurso adicional que permite melhor gerenciamento dos documentos da NFe através de sua integração com o Finance Viewer. Além disto, fornece facilidade para realização da guarda/backup dos arquivos já que as notas autorizadas estão todas guardadas em pasta separada denominada NFeAutorizada, ficando a cargo do emissor a definição da política de backup.

Outras vantagens da NFe Paiva Piovesan

Aderência ao Sintegra e SPED Fiscal, bastando ao usuário se preocupar com a entrada de dados da NFe.

Com a NFe Paiva Piovesan você não tem nenhum custo adicional por nota emitida (prática comum dos concorrentes, que cobram por nota emitida além do próprio software).

Informações complementares fornecidas pelo Governo

Projeto SPED e NF-e:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/

Perguntas e Respostas frequentes:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasfrequentes.aspx

Visualizador de NF-e:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/visualizador.aspx

Links Paiva Piovesan

Paiva Piovesan:
http://www.paiva.com.br

Central de Atendimentos Paiva Piovesan:
http://www.paiva.com.br/ca